書類の整理のアイデアのコツとは?増えがちな紙のルールは3つ!

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サキコ
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こんにちは!

シンプルだからできることをモットーに
日々楽しく生活する方法を実践しているサキコです(^O^)



みなさんは日々たまる紙類、書類はどのように保管していますか?日常ではチラシや料金明細書、取説、メモ、お知らせなどなど・・・毎日たくさんの紙にふれていませんか?

紙は、気づかないうちにすぐにたまってしまい、書類のケースがパンパンということもしばしば。でも、いつ捨てればいいのかわからないし、後で見直すかもしれないので、捨てるのも不安・・・という方も多いのではないでしょうか?


今回はその書類の整理のアイディアをお伝えします。ぜひ参考にしてくださいね。

  • 書類が溜まって困っている方
  • どの書類が必要かわからない方
  • いつ捨てればいいか?わからない方
  • お金の金額や個人情報が載っているから捨てられない方

このような方に書類整理のアイディアを知っていただき、ぜひ読んでいただきたいです!
そして日々実践することで

  • 書類の整理のめどをつけられる
  • 書類の管理の負担がへる
  • 書類を探がす手間がへる
  • 書類が増えない工夫ができる

お手伝いができるかもしれません。ぜひご一緒に書類の整理のアイディアを実践して、手ごわい書類整理を初めてみましょう~!!

ではさっそくご紹させていただきます。


書類整理のアイディア①時間の期限を設ける

みなさんは書類整理の方法として「紙の賞味期限」をご存知でしょうか?



サキコ
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紙にも賞味期限があるんですよ!この場合、賞視?期限でしょうか



書類にも賞味期限があって、言われると「確かに~」と納得しますが、つい埋もれがちになるのでどんどんたまり、つい、まあいいかとなりがちです。まずは期限を区切って保管することをお勧めします。期限をすぎるとたんなる「ゴミ」ですので、すぐ処分するようにしましょう!

具体的には

  • 日にちが限定された鮮度のあるもの、日にちに関係するもの(例:新聞、〇月〇日のお知らせ)
  • 電気料金など、明細書やレシート(わが家は2年前のものまで保管)
  • 保証書(1年)

などがあります!


言われてみると確かにそうだ!と感じると思いますが、時系列で保管する意識がないと、ついそのまま書類に埋もれる・・・ということになりがちですので、賞味期限を意識して保管するということをおすすめします!

なお、わが家では電気料金などお金に関するもの・金額がのっている書類は、ファイルにまとめポイポイいれます。実際、あまり見返すことがないので、ただ入れておくくらいです。

サキコ
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以前見返したのは、引っ越した時に前の住居での光熱費を比べるために見返しました。



他にも、細かなお知らせ(子供手当て、クレジットカードの明細、子供の幼稚園のお知らせ)も全て同じファイルにまとめて保管し、期限が過ぎた物は処分し、保管したいもの(見返したいもの)だけ残すということにしています。

<方法をご紹介>

  1. まずファイルを2冊用意して、1年間、水道光熱費などの明細書をファイルをそれぞれ入れる
  2. そして1年経過したらそのファイルはそのままにして、もう一冊別のファイルに同じように明細書を入れ「今年用のファイル」にする。
  3. そしてまた、その年が過ぎれば、昨年のファイルの中身を全て捨て、そのファイルを使うをくりかえす



なお、年金定期便など、金額がのっていて、定期的に送ってくるものは最新の1枚のみを残して後は処分しています。

サキコ
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年金定期便はネットでも確認できますよ!



つまり、紙類をまず目的に合わせて分類し、金額が載っている物はまとめ、その他後から見たいものは別で保管するなど、目的を明確にすることが大切ですね。


では次の書類整理のアイディア、二つ目をご紹介しましょう~!

書類整理のアイディア②保管場所のスペースの枠をつくる

次に書類の整理のアイディアにおすすめなのが、保管する場所に枠をもうけることです!

つい、取っておきたくなる書類ですが、紙1枚とは言え増えれば結構な重さになり、場所を取ります。ちょっとくらいいいかな・・・という気持ちの区切りをつけるためにも、保管する場所を区切って考えましょう。

このスペースに入る分だけ書類をまとめる!と決めて、入るためにはどの書類を捨てようか?減らそうか?としないと、どんどん増え続けてしまいますのでご注意ください。


これは本についても同じでして、ついあれもこれも取っておきたくなりますが、こちらもスペースを区切って考えましょう。そこに入る分しか入れないと厳選できればそれ以上に増えることがなくなりますし、場所を区切ることで収集欲との折り合いをつけ、より自分にとって大切なのはどれか?を見極める力を養えます。逆に、これだけ持っていてもいいんだという安心感がたかまります。

具体的には

  • 取扱説明書(保証書は期限のあるものなので別で保管をおすすめ)
  • 写真・アルバム
  • 書籍・本
    その他メモや、捨てたくない後で見返したい書類、雑誌や新聞の切り抜きなど

このような保管することが前提の紙類は場所やファイルの数を決めて保管しないとどんどん増えますので、電子化にするものおすすです!

取扱説明書についてはPDFデータでみることができますし、面倒なら、毎回見るページをスマホ写真で撮っておくのも手です。
この時、そして保証書と取説は分けて保管することをお勧めします。つい、一緒に保管しがちですが、先ほどもご説明しましたが、保証書は賞味期限がある書類ですので、取説のように保管を前提とする書類と分けることで防げますよ!

写真やアルバムフォトブックを利用する、書籍も電子書籍を利用するなど紙とのバランスを見ながらデータ化することで書類が山積するのを防げますよ。


こういった電子化が慣れていないと、初めは難しいと感じることもありますが、チャンスだと思ってください。新しいテクノロジーに触れる機会をもうけることで新しい発見につながりますし、チャレンジすると生活が楽になることもあるので検討する余地はあります。


わが家の場合は、取説はファイルに入る分だけを入れて、ほとんど使わない家電の取説はほぼ捨てています。アルバムについては、手元に置いて見返したい写真は小さめの手に取りやすいアルバムに入れて手元に置いており、他の保管用は将来子供たちにプレゼントすることを念頭に厳選して数を減らしました。

子供たちが持っていくときに負担にならない程度のアルバムづくりを目指しています!あとは、ほとんどデータで持っているのであまり見返すことがありません。やはり紙だと見返しやすいのでそのバランスを取りながらアルバムを作っていく予定です!


そして、その他のメモとして書類や、大したものではないけれど捨てたくない紙類(雑誌の切り抜きや好きな絵、好きな作家の切りぬき)などもクリアファイルに入るだけを前提に保管してあります。スペースがあれば保管すればいいし、ちょっと取り出しにくくてパンパンになれば、いらなくなった書類を捨てる(案外時間がたつといらないと思える書類がでてきます)ことで、入れやすく取り出しやすいを前提とします。

また、年賀状や手紙も捨てにくい書類ですが、時間か場所を決めて保管しています。わたしは基本的に1年前のもの以外は全て捨てていて、住所を確認する目的で保管していますよ。


では次に、書類整理のアイディアのコツ、3つ目をご紹介しましょう!

書類整理のアイディア③書類を一か所にまとめる

案外、こちらがないがしろにされがちで、守るのが難しいのですが、書類整理のアイディアとして「一か所にまとめる」ことをおすすめします。

どうしても日常、紙をあっちこっちに置きがちですが、それを一か所にまとめて情報がばらばらになることを防ぎましょう!そうしないと、どこにいったかわからない!というストレスが生まれます。そのためには書類を一か所にまとめて保管することが鉄則です!

わが家の場合はキッチンの上の棚にまとめています。基本的に家具や本棚を置かないので、書類は全キッチン上の作り付けの棚に入っているので、家族でこの書類が必要だとなれば、そこにいってごそごそと探し自分で見つけることができるので、とても楽です!このように紙類は自分だけでなく他の人も使うことがあるので注意が必要です。

どうしてもあれもこれもと取っておきがちになり、どこにいったのかわからなくなるよりは、わかりやすい状態を作って、その中で絞るという作業をした方がのちのち楽になるので効率が上がりますよ!


そして、自分もどこにおいたかわからなくなるので、とりあえず書類のコーナーで探そう!とアクションしやすくなります!

この、書類を一か所にまとめるくせをつけると、「とりあえずその辺に置く」ということが⇒「書類コーナーにとりあえずいれておこう」となりますし、間違えて捨てるということも減ります。


では最後にお伝えしたことをまとめてみますね!


まとめ

書類の整理のアイデアのコツとは?増えがちな紙のルールは3つ!についてのまとめ

  • ①時間の期限を設ける
  • ②保管場所のスペースの枠をつくる
  • ③書類を一か所にまとめる

いかがでしたでしょうか??

日々様々な紙(情報)にあふれ、情報に振り回されないようにするためにも書類の整理は大切ですね。ついあれもこれもとなりがちですが、ご紹介した3つのコツをルールにして、書類を減らし、保管することをお勧めします。
ぜひ参考にして、書類の整理をしてみてくださいね!!

最後までお付き合いいただきありがとうございました~



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